تتمثل إحدى الطرق الأساسية للعثور على الأوراق عند الحاجة إليها في استرجاعها من نظام حفظ ملفات فعال. سيسمح لك نظام الملفات الجيد بالعثور على ما تبحث عنه في 10 ثوانٍ أو أقل.
فيما يلي 3 إرشادات بسيطة للتسجيل يمكن أن تساعد:
التصنيف.
لا يكون نظام الملفات فعالاً إلا إذا تمكنت من العثور على كل ما تحتاجه ، وقتما تحتاج إليه - دون صعوبة. وجميع أنظمة الإيداع الجيدة لها فئات مختلفة من الأوراق. ستندرج أوراقك إما ضمن فئة رئيسية أو فئة فرعية.
على سبيل المثال ، قد تكون الفئة الرئيسية مالية. قد تكون بعض الفئات الفرعية ضمن المالية:
حساب التوفير
حساب جار
حساب العلامة نقدى
في خزانة الملفات الخاصة بك ، يجب أن تكون فئاتك الرئيسية دائمًا هي مجلدات الملفات المعلقة بعلامة تبويب معنونة. يجب تسمية الفئات الفرعية الخاصة بك بمجلدات ملف manila داخل المجلد المعلق للفئة الرئيسية المناسبة.
أنظمة الملفات الأساسية.
بالنسبة للجزء الأكبر ، يختار الأشخاص استخدام واحد أو مجموعة من أنظمة الملفات الأساسية التالية:
أبجديًا (أ ، ب ، ج ، د ، إلخ.)
عددية (1 ، 2 ، 3 ، 4 ، إلخ.)
ترتيب زمني (يناير ، فبراير ، مارس ، أبريل ، إلخ.)
يعتمد الشخص الذي تستخدمه على الغرض الذي تستخدمه من أجله. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى الاحتفاظ بالملفات لجميع العملاء (أو الزملاء والأصدقاء ، وما إلى ذلك) ، فعادة ما يعمل الترتيب الأبجدي حسب اسم العائلة بشكل أفضل.
بالنسبة لأرقام الحالات المتسلسلة أو المشاريع المرقمة ، فمن المحتمل أن يعمل النظام العددي بشكل أفضل.
إذا كان من الضروري بالنسبة لك العثور على الأشياء حسب التاريخ ، فقد يكون اختيار التسلسل الزمني هو اختيارك.
بعض الناس يبدعون حقًا ويستخدمون مزيجًا من هذه الأنظمة. على سبيل المثال ، قد ترغب في أن تكون الفئات الرئيسية مرتبة ترتيبًا زمنيًا ، ولكن يجب أن تكون الفئات الفرعية بالداخل أبجدية.
التوسيم.
إذا لم يتم تصنيف الملف بشكل صحيح ، فلن يكون العثور عليه سريعًا وسهلاً:
اكتب دائمًا موضوعك في علامة تبويب مجلد الملف ، بالقرب من أعلى علامة التبويب ، حتى تتمكن من رؤيته بسهولة عندما تبحث في ملفاتك.
استخدم نقطة متوسطة ، علامة سوداء لتسمية ملفاتك. مطبعة؛ لا تستخدم البرنامج النصي.
استخدم أقل عدد ممكن من الكلمات في علامة التبويب.
ZZZZZZ