ستتوسع هذه الورقة القصيرة في سببين رئيسيين للانتقال إلى نظام الجدول الزمني المحوسب في شركتك. هناك أكثر من سببين بالطبع ، لكن سيتم توسيعهما في وقت لاحق. السببان الرئيسيان للمناقشة هنا هما كفاءة الجدول الزمني وأتمتة الجدول الزمني. كفاءة الجدول الزمني هي مفهوم تمرين إدخال البيانات الفردي الذي يتم إجراؤه بدقة وسرعة. أتمتة الجدول الزمني هو المفهوم البسيط لإدارة معلومات الجدول الزمني إلكترونيًا بدلاً من الورق. عندما يتم أخذ هذين المفهومين بشكل فردي يشكل حجة مقنعة للانتقال إلى الجداول الزمنية الإلكترونية ، يجب أن تسأل نفسك معًا لماذا لا تبدأ العملية اليوم.
كفاءة الجدول الزمني
عندما بدأت مسيرتي المهنية في مجال الاستشارات ، كان لدينا جداول زمنية ورقية. كان من المفترض أن يتم تعبئتها (من المفترض) بشكل يومي ، وتقديمها أسبوعيا ، وإدخال البيانات منها في النظام المحاسبي شهريا. ومع ذلك ، فكون الناس أشخاصًا ، يقوم المحاسب بفحصهم مرة واحدة فقط في الشهر ، لذلك تم تقديمهم بشكل عام مرة واحدة فقط في الشهر ، وبالتالي عادةً ما يتم تعبئتها مرة واحدة فقط في الشهر عندما يطلبها مديرو المشروع. نتج عن ذلك معلومات غير دقيقة ومتأخرة في الجدول الزمني.
قد تستغرق هذه الفواتير المتأثرة ومشروعات الوقت والمواد ما يصل إلى أربعة أسابيع حتى يتم إصدار فواتير بها ، وبالتالي قد يستغرق الأمر ما يصل إلى 60 يومًا قبل استلام الدفعة. لماذا إذن تواجه بعض الشركات تحديًا مستمرًا في جعل الموظفين يكملون جداولهم الزمنية بدقة بينما لا تواجه الشركات الأخرى أي مشاكل؟ عادة ما يكون الاختلاف هو القيادة وسهولة إدخال البيانات. توظف معظم الشركات الاستشارية أشخاصًا أذكياء مهرة ، ويمكن للمدير الذي يملأ معلومات جدوله الزمني بسرعة وبدقة أن يتوقع من موظفيه القيام بذلك. ومع ذلك ، إذا كان النظام مرهقًا ويصعب استخدامه ، فسيكون هناك تعارض دائم.
تعني سهولة استخدام أنظمة الجداول الزمنية المحوسبة أن المزيد من الموظفين يملأون الجداول الزمنية بنجاح أثناء عملهم بدلاً من كتابة الوقت في يوميات أو تقويم ثم نقل المعلومات في نهاية الأسبوع (أو الشهر). لقد ثبت جيدًا أن المدينين أسهل في الإدارة وأن مراقبة المشاريع أسهل كلما اقتربت من معالجة معلومات الجدول الزمني وفوترة في وقت تنفيذ العمل. من الأسهل بكثير تحصيل كل ساعاتك المدفوعة (المزيد من الوقت الخاضع للرسوم!) إذا قام الموظفون بتسجيل عملهم أثناء قيامهم بذلك.
بالطبع إدخال البيانات هو مجرد جانب واحد من الأشياء. معالجة المعلومات لا تقل أهمية. يجب وضع سياسات الانضباط الداخلي للشركة لضمان جمع جميع المعلومات بحلول الوقت الذي تقرر فيه هو الموعد النهائي. سواء كان ذلك يوم الجمعة الساعة 5:00 مساءً أو الاثنين 9:00 صباحًا ، يجب اتباع المواعيد النهائية وتنفيذها. برنامج الجدول الزمني مع وظائف مجموعة العمل المضمنة مثل المراسلة والموافقة على الجدول الزمني والمراقبة الحية وما إلى ذلك يمكن أن يعزز هذه العملية بشكل كبير.
لا جدوى من التظاهر بأن معلومات الجدول الزمني وجمعها ساحر. إنه ليس كذلك. يجب أن يكون مجرد جزء من النسيج العادي العادي للأعمال. يجب أن يكون روتينيًا ومملًا. لكن الأهم من ذلك أنه يجب أن يكون سريعًا وسهلاً ولا يثني عن القيام بذلك. يجب أن تقدم الأنظمة المحوسبة الجيدة كل هذا.
أتمتة الجدول الزمني
الميزة الأساسية التي يقدمها نظام الجدول الزمني المحوسب هي الأتمتة ، حيث يتم إدخال معلومات الجدول الزمني في الكمبيوتر بدلاً من الورق. أدى ذلك إلى إلغاء الحاجة إلى قيام الأشخاص بنسخ معلومات الجدول الزمني الخاصة بهم من مذكرات إلى نموذج ورقي ، ومن ثم إعادة إدخال موظفي الإدارة هذه المعلومات في نظام تكلفة الوظيفة. تتيح لك الحوسبة التخلص تمامًا من الخطوات الوسطى. يقوم الموظفون بإدخال المعلومات مباشرة في نظام تكلفة الوظيفة.
تتمثل الخطوة المنطقية التالية للحوسبة في الاستفادة من الكمبيوتر لتوفير مجموعة من المزايا الأخرى. يتضمن ذلك عمليات القفل المتشابكة مثل منع الأشخاص من حجز الوقت لمشاريع غير موجودة ، أو مشاريع مغلقة ، أو مشاريع لا ينبغي أن يحجزوا وقتًا لها. يسمح لمديري المشاريع بالوصول إلى البيانات الحية التي تظهر الوقت الفعلي الذي يقضونه في مشاريعهم ، ويمكن معالجة هذه البيانات وتصورها بطرق مختلفة باستخدام برامج الكمبيوتر الأخرى. حتى أنه يمكن أن يتفاعل مباشرة مع برامج إدارة المشاريع المخصصة.
يمكن أن تشمل المزايا الأخرى التوقيت التلقائي للعمل ، والمعلومات المنبثقة التي تعرض معلومات محددة عن المشروع تساعد في دقة الجدول الزمني ، والجداول الزمنية اليومية ، والتذكيرات التي تطلب من الأشخاص ملء جداولهم الزمنية ، والتكامل مع الرسائل ، والبريد الإلكتروني ، والويب ، والتكامل المباشر مع حزم المحاسبة.
الاستنتاجات
تشكل كل نقطة من هذه النقاط في حد ذاتها حجة جيدة للانتقال إلى نظام الجدول الزمني المحوسب. مجتمعة هم حقا compelli